Les étapes de l’analyse fonctionnelle d’un projet de GED

Les projets GED/ECM (Gestion électronique de documents/Enterprise Content Management) nécessitent une phase de conception fonctionnelle plus ou moins précise selon les cas.

Même si chaque projet est unique, j’ai formalisé une recette de base pour analyser les points essentiels à extraire de cette phase de conception fonctionnelle.

Voici les étapes que j’applique lorsque je suis amenée à concevoir une application de gestion de contenu pour un client (liste non-exhaustive qui évolue selon les projets et les besoins 😉 ).

1) Pourquoi et pour qui ? Contextualiser le projet

  • Prendre connaissance du contexte du projet, de ses objectifs, ses enjeux
  • Se faire expliquer le métier concerné (de préférence par les utilisateurs qui le pratique tous les jours). C’est toujours plus facile quand on parle le même langage que ses interlocuteurs.
  • Connaître les utilisateurs finaux et anticiper le rapport qu’ils pourront avoir avec l’application : quel en sera leur usage ? A quelle fréquence vont-ils l’utiliser ? Quel est leur rapport vis-à-vis de l’outil informatique ? etc.

2) Un projet de GED, mais avec quels documents ?

Inventorier et analyser les documents et les contenus à gérer : typologie, logique de flux ou de stock (ou les deux), origine, format, etc.

3) Comment décrire ces documents ?

Identifier les métadonnées à appliquer aux contenus : lesquelles, leur format, leur utilité, leur mode d’alimentation, etc.

4) Comment ranger les documents ?

Déposer tous ses contenus en vrac dans un espace de stockage est rarement une bonne solution pour pouvoir les exploiter efficacement ensuite (voir pour les exploiter tout court).

Réfléchir au plan de classement, aux modes d’accès, à la présentation des documents, aux outils de recherche, etc.

5) Qui a le droit de faire quoi ?

La question des droits d’accès et des permissions est souvent très importante, afin de garantir une bonne confidentialité et un usage adapté des contenus. Mais si on n’y prend pas garde, cela peut vite devenir une usine à gaz qui complexifie fortement la mise en oeuvre et l’administration de l’application.

6) Comment travailler avec les documents ?

Processus métiers, workflows, actions spécifiques, règles de gestion, automatisation, etc.

En fonction des usages autour des documents, il s’agit de proposer des fonctionnalités pour que l’outil permette aux utilisateurs de travailler de façon efficace et de leur apporter de la valeur ajoutée par rapport à leur fonctionnement précédent.

Charge à moi de poser les bonnes questions et de guider la réflexion afin d’obtenir les réponses nécessaires pour la mise en œuvre du projet dans les meilleures conditions.

Il me revient aussi de choisir la meilleure approche selon les projets et les clients. En fonction des contextes, tous les points ci-dessus ne sont pas à approfondir de la même manière, ni à aborder dans le même ordre.

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