Cas d’usage de la GED Alfresco

Retour sur la journée Paris Alfresco Day 2018

Mercredi 10 octobre 2018, j’ai assisté à la manifestation Paris Alfresco Day, organisée par l’éditeur du logiciel Alfresco. J’ai pu rencontrer les différents intégrateurs français du logiciel et assister aux conférences. Ayant surtout été intéressée par les témoignages clients, je vous propose ici un résumé des cas d’usages d’Alfresco qui m’ont le plus intéressé.

Alfresco, entrepôt GED transverse chez BNP Paribas Factor

Chez BNP Paribas Factor, la GED Alfresco est utilisée en tant que GED transverse et entrepôt de stockage de référence de toute la documentation client.

BNP Paribas Factor fait face à un besoin de consultation de documents clients au travers de différents outils (éditique, outil de gestion, CRM Salesforce…). Afin de faciliter le travail des collaborateurs, ils ont mis en place un entrepôt de stockage unique, sous la forme d’une GED Alfresco, que les autres applications vont interroger quand elles ont besoin d’afficher des documents. Il y a donc une forte intégration avec les outils métiers, grâces aux connecteurs existants comme avec Salesforces ou aux API.

Plus besoin de changer d’outils lorsque l’on veut consulter différents documents d’un même dossier ; plus besoin de se demander dans quel entrepôt est stockée la dernière version du document ; plus besoin de conserver des documents dans des logiciels pas vraiment prévus pour… Une GED transverse permet de rationaliser la gestion de sa documentation, de disposer de fonctionnalités adaptées à la manipulation de documents (comme la gestion des versions ou les processus de validation) et d’en faciliter la conservation ultérieure, pour envisager l’archivage.

Orange Business Services crée une agence virtuelle basée sur Alfresco

Les dernières versions d’Alfresco proposent un cadre de développement permettant de construire rapidement des interfaces à partir de blocs : ADF Alfresco. Orange Business Services s’appuie sur ADF pour développer une application d’agence virtuelle permettant de faciliter la relation avec le client (B to C).

L’application permet de disposer d’un bureau virtuel, pour qu’un conseiller puisse interagir avec un client comme s’ils se trouvaient en face-à-face. Ils peuvent communiquer via chat et visioconférence avec webcam. Ils peuvent également partager des documents, consulter un même document en mode synchrone et interagir dessus (modifier…). Grâce à un partenariat avec un éditeur de signature électronique, le client est même en mesure de signer électroniquement un document. Ce dispositif permet de gagner en souplesse et en réactivité lors d’une relation client, telle que l’obtention d’un prêt bancaire ou l’achat d’un bien immobilier, exemples présentés lors de la démonstration.

Le moteur de workflow d’Alfresco permet d’instrumenter la mise en conformité au RGPD.

Dans ce cas, ce n’est pas tout à fait la plateforme de gestion documentaire d’Alfresco qui est au centre du projet, mais le moteur de workflows : Alfresco Process Services.

Il permet de générer directement depuis une interface des formulaires et des workflows associés, avec génération de documents à partir d’un modèle, documents qui seront stockés dans la GED Alfresco.

Le cas montré en exemple est celui d’un formulaire qui demande à l’utilisateur de donner son consentement par rapport aux obligations du RGPD. Les données saisies dans le formulaire sont envoyées dans un processus qui les intègrent dans un modèle de document qui est ensuite lui-même envoyé pour classement automatique dans la GED. Un autre formulaire permet à l’utilisateur de faire une demande pour accéder à ses données personnelles enregistrées.

Ces trois exemples montrent qu’il est possible d’utiliser la GED Alfresco dans différents contextes et pour des usages assez différents.

Les documents numériques doivent tous être stockés quelque part, mais ce qui fait la différence, ce sont leurs contextes d’utilisation et les fonctionnalités qui permettent de les consulter et de les manipuler.

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